Une réunion de 5 minutes : à faire ou pas ?

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On pense toujours qu’une réunion doit être longue. On se dit qu’il ne faut pas la faire « pour rien ». Le risque ? Combler, remplir et finalement parler dans le vide. Pour y remédier, pourquoi ne pas tenter de raccourcir au maximum ?

La première chose que vous devez faire lorsque vous programmez une réunion, c’est vous demander si celle-ci est bien nécessaire. Essayez de la supprimer par tous les moyens, en déléguant des tâches, en faisant passer l’information par mails, en intervenant auprès de vos collaborateurs… Une fois tout cela évacué, il ne reste plus que les quelques rares situations où on ne peut pas faire l’impasse sur un rassemblement. Et c’est ici que l’idée d’une réunion de cinq minutes devient intéressante.

Cinq minutes, mais pour faire quoi ?

Principalement, pour mettre l’accent sur un unique sujet qu’on ne peut pas traiter autrement. Pas la peine de se fatiguer à aborder tous les grands points à traiter : chacun attend son tour, on s’endort ou on s’ennuie, on est facilement distrait et on perd son temps, finalement. Il est beaucoup plus efficace de centrer la réunion sur ce qui pose réellement problème. Et donc, limiter le nombre de participants au strict minimum : seuls les véritables concernés doivent être invités, ceux qui ne sont pas indispensables recevront le compte-rendu par mail, et en seront tout aussi bien informés.

Votre objectif doit être de trancher dans le vif : pas de blabla, pas de “dans les épisodes précédents de l’histoire des réunions”. On va directement au sujet, on commence à l’heure et on termine vite. On examine le problème et on le règle. Et pour cela, vous devez veiller à ce que chacun ait fait ses devoirs. Toutes les tâches individuelles qui peuvent être exécutées a priori doivent l’être. De cette manière, au moment de la réunion, tout le monde a les cartes en main pour agir le plus vite possible.

Des conditions nécessaires

Cela dit, une réunion de cinq minutes ne s’organise pas comme d’habitude. Il y a quelques bonnes habitudes à prendre pour que tout se fasse au plus vite :

  • Supprimer les chaises : être debout évite un certain nombre de distractions, et le subtil inconfort de cette position oblige à faire vite, sans faire mal.

  • Éviter les supports visuels envahissants : on pense par exemple aux slides Powerpoint, qui ont tendance à ralentir le rythme de parole, sans compter les plantages éventuels qui prennent du temps à corriger.

  • Résumer l’objet en une phrase : si vous avez besoin de plus, c’est que vous ne pourrez pas gérer le sujet en cinq minutes.

  • Reporter tout point non prévu dans l’ordre du jour : on n’est pas là pour ça. Une réunion, un sujet, pas plus.

Une réunion de cinq minutes peut d’ailleurs être faite à distance, pour limiter les mouvements. Il existe des solutions en ligne pour mettre cela en pratique, sans prise de tête.

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