Organiser un événement professionnel : mode d’emploi !

L’organisation est la clé de voute d’un événement réussi. Elle doit être rigoureuse et respecter un certain nombre d’étapes. En suivant ces quelques points de méthodologie simples mais indispensables, vous devriez réussir à mener à bien cette mission dont l’enjeu est d’autant plus important qu’il participe à affirmer votre image de marque !

Choisir le type d’événement

C’est sans doute l’une des premières questions à vous poser : quel type d’événement organiser ? Ce choix sera intrinsèquement lié à l’objectif que vous voudrez donner à votre événement. Il devra également tenir compte de votre public cible. Par exemple, un Team-Building sera particulièrement approprié si vous souhaitez renforcer l’esprit d’équipe de vos collaborateurs. S’il s’agit d’annoncer le lancement d’un nouveau produit, une soirée privée à laquelle vous aurez convié en exclusivité quelques membres de votre réseau devrait faire l’affaire. Vous désirez prendre la parole sur une thématique en particulier, pourquoi ne pas organiser un atelier type barcamp ou table ronde en présence d’experts sur le sujet ?

Choisir les intervenants

L’une des pires choses qui puisse vous arriver lors d’un événement est l’endormissement progressif de votre auditoire. Pour éviter cela, encore faut-il trouver LE moyen pour capter (et retenir) son attention. Et oui, un événement réussi est un événement bien animé !! Bien-sûr, vous pouvez très bien lancer un micro en forme de dé sur votre audience pour l’inviter à prendre la parole tout en la secouant un peu… Sinon, vous pouvez aussi opter pour un intervenant qualifié, qui saura mettre en valeur votre propos, à la fois par son expertise mais aussi par ses talents d’orateur… Si vous organisez une table ronde par exemple, pensez à convier des experts sur le sujet du jour qui apporteront de la crédibilité ainsi qu’une touche « premium » à votre événement.

Bien évidemment, nous ne pouvons que vous recommander d’essayer un outil simple comme le Q&A Wisembly… pour vous assurer d’avoir donné à chacun la chance de s’exprimer !

Définir le lieu, l’horaire et la date

Le trio gagnant ! A définir très en amont, pour éviter tout désagrément lié aux choix de dernière minute. Salle traditionnelle ? Plein air ? Club privé ? Choisissez un lieu en fonction du type d’événement et de votre cible.
La date, quant à elle, doit permettre au maximum de personnes conviées d’être présentes. Vérifiez s’il n’y a pas d’événements du même secteur au même moment susceptibles d’attirer votre public. Évitez aussi les périodes de ponts et/ou vacances scolaires. Enfin, vérifiez qu’il n’y a pas d’événement « majeur » en face de vous : finale de ligue des champions, grève de la SNCF, départ en vacances, fête religieuse… qui pourrait contraindre une partie de votre audience à ne pouvoir être présente.
Certains horaires enfin sont plus ou moins propices à l’organisation d’un événement. Les réunions post-déjeuner sont à éviter au maximum car c’est en général un moment où les envies de somnolence liées à la digestion se font sentir… Vous invitez des intervenants étrangers ? Pensez au décalage horaire et adaptez l’heure de votre événement.

Envoyer les invitations

Votre événement est prêt à être lancé, il faut à présent le faire savoir à vos convives ! Après avoir défini qui sera présent (de préférence, des personnes présentant un lien direct avec le sujet de l’événement ou qui pourraient présenter un quelconque intérêt pour votre activité), envoyez les invitations – c’est la fameuse phase de Save-The-Date. Là aussi, prévoyez de les envoyer quelques semaines avant le jour J. Une semaine à dix jours avant la date de l’événement, relancez ceux qui n’ont pas encore confirmé leur venue. Et n’hésitez pas à remettre une dernière couche la veille pour rappel, avec les principales infos pratiques : heure, lieu, plan d’accès…

Et après ?

On l’a dit et redit, mais le compte-rendu est une étape indispensable. Envoyez-le aux invités qui se sont présentés à l’événement par mail, de préférence dans les 5 jours qui suivent. N’oubliez pas de les remercier pour leur présence !

Astuces :

  • Prévoyez un temps, avant, pendant ou après la manifestation, autour d’un café ou d’un cocktail pour favoriser les échanges et la création de réseaux. Votre événement n’en sera que plus convivial. C’est d’ailleurs l’un des premiers axes d’amélioration réclamé par les participants : avoir plus de temps pour échanger entre eux.
  • Toujours pour faciliter les prises de contact et permettre une identification plus simple, pensez à distribuer des badges nominatifs à tous vos convives ! (et à les rendre suffisamment lisibles pour qu’il ne faille pas loucher sur la poitrine de son interlocuteur…)
  • Mesurez les retombées de votre événement. Avez-vous atteint vos objectifs ? Quels ont été les retours que vous avez eus ? Avez-vous noué de nouveaux contacts ? Tirez les leçons de votre événement pour optimiser la réussite des suivants.
  • Conférence, colloque, réunion… Quel que soit le type d’événement organisé, vous gagnerez en dynamisme en optant pour des solutions interactives.

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Commentaires

Une réponse à “Organiser un événement professionnel : mode d’emploi !”

  1. En plus de ces supers conseils, je vous invite à utiliser RowShare pour organiser un événement professionnel. Vous allez pouvoir organiser l’ensemble de votre événement, de la gestion des actions de votre équipe d’organisation à la gestion des inscriptions, en passant par l’impression des badges, listes d’émargement, attestations de présence… et le tout de façon collaborative. Venez y jeter un œil, ça peut vraiment vous faciliter la tâche !

    Pour tout vous dire, je travaille dans l’entreprise qui a créé cet outil et je viens d’écrire un article qui vous donne une idée sur ce que RowShare peut apporter à l’organisation de votre événement et comment vous y prendre :

    https://www.rowshare.com/blog/fr/2016/04/29/Organiser-son-evenement-professionnel-en-toute-simplicite

    C’est vrai que ça fait un bout de temps que vous avez posé la question, mais si j’ai trouvé cette page, ça arrivera surement à d’autres. Alors je tente ma chance !

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