#ConfCall : Comment bien mener une réunion téléphonique ?

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Une réunion téléphonique a de nombreux avantages : elle coûte moins cher, elle est plus facile à organiser car les participants n’ont pas à se déplacer, et elle met tout le monde sur un pied d’égalité. Pourtant, quelques précautions sont à prendre pour que ce type de réunion soit un franc succès.

Avant la réunion

L’étape de préparation est primordiale, c’est ici que se joue la réussite ou l’échec de votre meeting. Tout d’abord, il va vous falloir déterminer la liste des participants. Celle-ci doit obéir à quelques règles :

  • Limitez le nombre : au téléphone, on ne voit pas ses interlocuteurs, il est donc plus difficile d’identifier qui parle, surtout quand tout le monde ne se connaît pas. Pour les réunions où tout le monde doit participer, réduisez-vous à cinq ou six personnes, qui pourront chacune prendre la parole. Si vous n’avez qu’un message à faire passer sans attendre de retours, le nombre compte moins, vous pouvez allègrement dépasser la vingtaine.
  • Limitez l’écart hiérarchique : les collaborateurs des plus bas niveaux seront intimidés face à leurs supérieurs éloignés. Ils auront donc du mal à participer efficacement. Une bonne réunion téléphonique se fait entre collègues de niveaux proches, qui savent en quoi consiste le travail de chacun. Ils peuvent ainsi créer une émulation très productive.
  • Prévenez à l’avance : au téléphone, il n’y a aucune excuse pour être absent, mais il reste l’oubli de la réunion. Pour y parer, envoyez des mails groupés à chaque participant les deux jours précédents la réunion. Pas besoin de dévoiler le sujet, vous créerez du suspens, mais ces rappels seront salutaires.

Pendant la réunion

L’enjeu d’une réunion téléphonique est l’attention des interlocuteurs. N’oubliez pas qu’ils ont chacun leur quotidien autour d’eux, qui peut facilement les distraire de votre appel. Les ordinateurs sont allumés, les collègues passent et tentent de discuter… Pour garder l’attention de votre auditoire, vous devez vous comporter en maître de cérémonie. Notez les noms de vos interlocuteurs, pour n’en oublier aucun dans la discussion. Mettez au point des règles claires de prise de parole, un ordre précis et équitable. Chacun doit parler à son tour, et tous doivent s’y tenir. Sans ça, la conversation sera inaudible.

Durant la réunion, vous devrez être à l’affût du moindre bruit indiquant une perte d’attention. Dès que c’est le cas, rappelez la personne concernée vers vous, pour qu’elle donne son opinion, qu’elle se sente impliquée. Le timing a ici son importance : lorsque les décisions doivent être prises en un temps restreint, les personnes ont tendance à être plus attentives.

Après la réunion

Une fois la réunion terminée, passez immédiatement au compte-rendu, pour ne pas perdre le fil de ce qui vient d’être dit. Celui-ci devra être suffisamment exhaustif pour faire comprendre aux collaborateurs l’intérêt de ce conf-call. En effet, il est facile de prendre une réunion téléphonique comme quelque chose d’anodin. Un bon compte-rendu lui rendra son aspect sérieux, et motivera d’autant plus les collègues pour les suivantes. En sentant que ces réunions font vraiment avancer les choses, ils seront plus enclins à y participer. Pour vous aider, vous pouvez utiliser l’outil réunion et conf-call de Wisembly.

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