Quelle est la durée idéale pour vos réunions ?

Les chiffres sont éloquents : près de 9 cadres sur 10 se sentent inutiles en réunions. Alors une fois qu’on a ce constat, qu’est-ce qu’on fait ? Il n’y a pas cinquante solutions, on réduit la fréquence, ou le nombre de participants, ou la durée des rencontres. Et pour cette dernière proposition, comment faire ? Voici quelques pistes.

Tout d’abord, une évidence qu’il est parfois bon de rappeler : une réunion n’est pas considérée comme réussie seulement parce qu’elle a durée le temps qui était prévu. Elle est réussie dès lors qu’on arrive à faire tout ce pourquoi on est venu. La nuance compte, l’enjeu est de faire les choses vite et bien, pour y passer le moins de temps possible. En vérité, il n’y a pas de durée idéale, sinon la plus courte possible pour remplir toutes les tâches. Il ne faut pas avoir peur de fractionner, de déléguer avant la réunion, d’intervenir directement auprès des personnes, pour alléger la rencontre. De cette manière, on peut réduire le temps effectif, et développer une véritable culture d’entreprise de la réunion courte mais productive.

Et pour y parvenir, voici quelques pistes :

  • Toujours prévoir une durée fixe : On commence à l’heure, même si tout le monde n’est pas là, et on termine à l’heure. Alors bien sûr, les premières fois, on joue sur l’angoisse, ça stresse un peu. Mais au final, on s’habitue à ce temps bridé, et on apprend à tirer réellement partie de chaque seconde passée dans la pièce.

  • Ne pas hésiter à arrêter avant : Là c’est le niveau supérieur. Pas la peine de faire traîner les questions et les discussions annexes si vous voyez qu’il vous reste du temps sur l’horloge. De toute façon, tous les sujets abordés à cette occasion peuvent en général être réglés en dehors. Donc si jamais vous avez traité tout ce que vous aviez à faire, arrêtez-vous là, et libérez tout le monde. On vous en remerciera.

  • Utilisez un timer de cuisine : Vous voyez ces petites boites mécaniques qu’on remonte, et qui font un bruit horriblement strident lorsqu’elles se déclenchent ? Croyez bien qu’avec ce genre d’outil, vous vous souviendrez que l’échéance est arrivée. Et vous n’aurez plus jamais envie de dépasser l’heure de la fin.

  • Prévenez à l’avance des conditions de la réunion : Temps, tâches à réaliser, échéances… Ainsi, personne ne sera surpris par votre rythme soutenu. Au contraire, les participants pourront préparer leurs exposés et leurs questions à l’avance, ce qui en réduira l’encombrement. Une fois que vous serez dans la pièce, tout le monde saura à l’avance qui est qui, pourquoi chacun est là, et ce qu’il y a à faire. Dix bonnes minutes de gagnées sans trop se fouler.

  • Utilisez des logiciels de web-conférence : Pourquoi faire venir tout le monde lorsqu’on peut faire la réunion à distance, et s’épargner les déplacements inutiles ?

Et si jamais vous doutez encore de la pertinence de vos mesures, n’hésitez pas relire notre manifeste pour des réunions efficaces !!!

 Source image à la Une : photl

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