5 trucs qui peuvent faire rater votre réunion

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Ce n’est pas un secret : il est beaucoup plus facile de rater que de réussir sa réunion, surtout lorsqu’on ne fait pas attention à certains points clés ou détails. Que cela soit un casting de participants à coté de la plaque ou des discussions sans fin ou sans objectif, vous avez de nombreuses façons de foirer votre réunion. Nous allons passer en revue cinq d’entre elles et leurs solutions.

1/ Les invités n’ont rien à faire là

On peut se laisser aller à inviter le maximum de personnes disponibles au bureau, sans vérifier qu’elles connaissent le projet ou le thème abordé dans la réunion. Mais convier des collaborateurs qui ne sont pas concernés par le sujet est la recette pour du bavardage, des questions incessantes ou un public tout simplement distrait.

Pour éviter ça : dès le début, demandez aux participants qui connaissent le sujet de lever la main, et précisez aux autres qu’ils peuvent partir s’ils veulent.

2/ Personne n’est au courant de l’objectif

Une heure vient de se passer dans la salle de réunion, tout le monde range ses affaires et personne ne sait à quoi ont servi les discussions qui ont eu lieu : vous avez mal fait votre travail.

Pour éviter ça : commencez la réunion en demandant à vos collaborateurs « quel est l’objectif de la réunion ? », et attendez qu’ils répondent.

3/ Il n’y a pas de planning

Pas de planning, c’est pas d’organisation, et pas d’organisation, c’est la meilleure façon de faire passer votre réunion pour un concours d’improvisation. Pour faire une réunion efficace et sérieuse, vous devez savoir quels sujets seront abordés, dans quel ordre et combien de temps cela va prendre.

Pour éviter ça : faire circuler une feuille avec le détail de la réunion pour montrer que vous avez tout prévu et pour que tout le monde soit au courant du déroulement de la séance.

4/ Les participants sont en retard

Rien de mieux pour déconcentrer votre audience que des participants qui arrivent au compte-goutte après le début de la réunion. Pour éviter ce problème, veillez à choisir une heure en milieu ou fin de matinée lorsque tout le monde est au bureau et disponible.

Pour éviter ça : précisez dans votre rappel de réunion par mail que les retardataires ne seront pas acceptés.

5/ Personne n’arrive à se mettre d’accord

Plutôt que d’essayer d’imposer votre point de vue ou d’attendre que celui d’un collaborateur mette tout le monde d’accord, essayez de promouvoir le compromis. Sans compromis, vous avez de grandes chances d’avoir des discussions sans fin, de perdre du temps et de dépasser la durée prévue de votre réunion.

Pour éviter ça : posez-vous en médiateur lorsque deux personnes s’opposent et repérez ce qui leur tient à cœur pour en garder l’essentiel.

 

Source de l’image à la Une : Pixabay

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