4 astuces pour trier ses mails en vacances

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Vous partez en vacances, mais craignez de revenir avec des centaines de mails à traiter ? Il faut agir en amont ! En suivant ces quelques astuces, vous mettrez toutes les chances de votre côté pour gagner en efficacité à votre retour de congés.

 

1/ Limitez les mails reçus

Pendant les congés, les mails peuvent vite s’accumuler dans votre boîte de réception. Pour éviter de vous retrouver avec 1 500 mails à trier à votre retour, commencez par… limiter avant votre départ le nombre de mails que vous pourriez recevoir.

Désinscrivez-vous des newsletters qui ne vous intéressent pas via le lien en bas du message (prenez d’ailleurs l’habitude de le faire de temps en temps au cours de l’année). Prévenez dans votre signature mail de votre prochaine absence. Enfin, envoyez un mail à ceux qui vous écrivent le plus pour signaler vos congés, afin qu’ils ne soient pas surpris si vous mettez plus d’une semaine à répondre — restez sobres, évoquez le « plaisir que vous aurez à les retrouver à partir du 3 septembre » plutôt que votre destination de rêve !

 

2/ Programmez un mail de réponse automatique

Le mail de réponse automatique dirigera vos clients vers quelqu’un d’autre qui pourra les renseigner. Il vous permettra également de souffler un peu : il informera ceux qui vous contactent de votre absence, et leur donnera des pistes en cas d’urgence. Indiquez pour cela le nom, l’email et le numéro de téléphone d’un collègue toujours en poste, à qui vous aurez délégué le traitement des requêtes les plus urgentes. Vous gagnerez du temps à votre retour !

 

3/ Traitez vos mails de manière organisée

Si vous consacrez dix minutes par jour au tri de vos mails sur votre lieu de vacances, vous gagnerez énormément de temps à votre retour. Vous pourrez également identifier les messages urgents, et les rediriger vers l’un de vos collaborateurs toujours au travail.

Vous pouvez par ailleurs créer trois dossiers :

– le dossier « urgent », composé des messages à traiter dès votre retour ;

– le dossier « à traiter ultérieurement », avec les mails qui ne nécessitent pas d’action de votre part — souvent ceux « pour information » ;

– le dossier « à rappeler », qui compile ceux qu’il vous faudra joindre à la fin de vos congés.

 

4/ Instaurez des filtres pour encore plus d’efficacité

Vous avez la possibilité de définir des règles de filtrage dans votre boîte mail. Cela vous permettra de classer certains messages dans des dossiers spécifiques (éventuellement, les dossiers « urgent », « à rappeler » ou « à traiter ultérieurement » évoqués plus haut), ou de les rediriger vers une autre adresse mail (d’un collaborateur ou une adresse personnelle). Vous pouvez ainsi appliquer des filtres selon l’expéditeur (un client important…), le sujet (un projet en cours…) ou un détail spécifique (une référence que vous suivez particulièrement, etc.).

 

S’il est important de garder un œil sur ses mails en vacances histoire de ne pas se laisser déborder au moment de la reprise, nous ne pouvons que vous conseiller également de « décrocher » un peu. En appliquant ces quelques astuces, vous devriez pouvoir souffler !

 

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