[Petit-dej] Récap des échanges sur le baromètre Wisembly / IFOP 2016

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Le 30 mars dernier lors d’un petit-déjeuner thématique, Wisembly présentait au Hub Bpifrance les résultats de son baromètre annuel 2016 avec l’IFOP sur le thème « La réunion de demain sera productive : quels formats privilégier ? ».

A l’occasion de cette rencontre, nous recevions :

logo-deloitte   Xavier Fos – Senior Manager (secteur public) – DELOITTE CONSEIL

logo_immo3F     Carole Thomas – Directrice Communication Marketing Digital – IMMOBILIERE 3F

logo-intercall    Clément Guillemain d’Echon – INTERCALL France

Au début de notre rencontre, Romain David – co-fondateur Wisembly – a présenté en exclusivité les résultats du baromètre Wisembly / IFOP. (Re)découvrez tous les enseignements du baromètre sur notre infographie.

RESUMÉ DES ÉCHANGES

Pour les 1001 cadres interrogés lors de notre baromètre, le lieu de prise de décisions par excellence est la réunion physique ! Paradoxalement, ils estiment que 42% de leurs réunions sont improductives…
Nous notons aussi qu’encore trop peu de personnes osent exprimer leur opinion ; 56% des cadres avouent rencontrer des difficultés à prendre la parole en réunion.  Cette tendance est plus importante pour les femmes et les représentants de la génération Y !

Comment nos 3 intervenants ont fait de leurs réunions des lieux d’expression pour leurs collaborateurs et des moments de productivité ?


Pourquoi nos intervenants ont changé le format de leurs réunions ?

Rapidement après avoir rejoint le groupe Immobilière 3F au poste de Directrice Communication Marketing Digital, Carole Thomas a eu l’ambition de transformer ses formats de séminaires pour deux raisons :

  • Favoriser le travail collaboratif à l’échelle nationale grâce à des possibilités de communication directe et en temps réel
  • Intégrer et impliquer les nouvelles générations dans l’entreprise et ses ambitions

Provenant de régions et d’horizons différents, les attentes de ses collaborateurs sont diverses. Elles doit donc considérer et concilier les enjeux de chacun des acteurs.

De son côté Xavier Fos, Senior Manager chez Deloitte et spécialiste du secteur public, explique que de nombreux paramètres peuvent rendre les réunions compliquées, longues et non productives : par exemple la multiplicité des acteurs d’un projet, l’implication des collectivités locales, l’association des citoyens sur certains projets, etc. Comment a-t-il réussi à engager les nombreuses partie prenantes et à faciliter la prise de décision sur des projets à forts enjeux ?


Quels formats et solutions pour des réunions engagées et plus productives ?

Multiplicité des formats, des acteurs, et des sensibilités : les réunions sont toutes différentes et rassemblent des participants aux ambitions et à l’implication très diverses. Comment maximiser la productivité lors de temps forts comme les réunions ?

Xavier Fos et Carole Thomas s’accordent sur l’importance de la phase amont. Xavier trouve 3 bénéfices clairs à l’engagement des collaborateurs en amont de la réunion :

  • Définir un ensemble clair d’objectifs en commençant par poser les bonnes questions
  • Engager la conversation avant le démarrage, avec les participants
  • Sensibiliser les participants aux sujets dans les jours qui précèdent la réunion

Sa bonne pratique Wisembly : faites un nuage de mots avec toutes les contributions de vos collaborateurs.

Pour Carole, intégrer de l’interactivité et du digital dans ses projets est devenu un réflexe pour plus d’efficacité. Elle a commencé par tester ces nouvelles pratiques lors d’une convention en octobre 2014. Opération réussie : les collaborateurs étaient engagés et la Direction convaincue. Elle a ensuite répliqué l’utilisation de ces nouveaux formats et moyens d’échanges sur de nombreux événements internes.

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(slide de Carole durant l’intervention)

Pour elle, l’acculturation digitale au sein du groupe est primordiale. Elle est notamment favorisée par le BYOD (Bring Your Own Device). Il est également important pour elle de trouver des ambassadeurs pour les nouvelles pratiques digitales. Et ce ne sont pas forcément les plus jeunes qui sont le plus engagés dans ce domaine !

Ce que l’interactivité a changé dans ses séminaires :

  • La participation a atteint des taux records (de 3 à 100 contributions)
  • L’efficacité – grâce aux sondages a permis plus d’instantanéité dans la prise de décisions communes
  • L’ambiance – humour, confiance, mais aussi “coups de gueules” ou revendications font désormais partie de ses réunions où tous les points de vues sont écoutés.

Grâce à la solution Wisembly, Carole a pu également capitaliser sur toutes les contributions des collaborateurs après chaque réunion.

Notre dernier intervenant, Clément Guillemain d’Echon – Intercall, a rebondit sur un chiffre : on compte à l’heure actuelle plus de 1,3 milliards de travailleurs “mobiles”. A l’heure de la transformation digitale, de la mobilité, du cloud, les pratiques de travail en entreprise changent. « Le travail devient une chose que l’on fait, plutôt qu’un endroit où l’on se rend ». Le télétravail n’est qu’un cas particulier de cette grande tendance “e-work” qui nous oblige à penser autrement les réunions.

Pour ce qui concerne plus spécifiquement le format vidéo, il est omniprésent dans nos communications d’aujourd’hui, qu’elles soient professionnelles ou personnelles (via Snapchat, Instagram, Skype ou encore FaceTime). Nous avons d’ailleurs posé la question dans la salle pour connaître le degré d’adoption de la vidéo par les participants :

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(vote Wisembly)

Certaines entreprises créent de véritables émissions de télévision à l’intention de leurs employés : pour communiquer en interne, former les collaborateurs ou partager des expériences. C’est l’un des formats les plus engageants !

Selon Xavier, il est également indispensable de varier les supports lors d’une réunion pour maintenir l’attention et l’implication et la vidéo fait partie de ces moyens d’animation.

En fin de rencontre, une question très intéressante sur laquelle nos clients nous interrogent régulièrement s’est posée : ne dénaturons-nous pas les rapports humains en digitalisant les réunions ?
Nous pensons que le digital ne remplace pas l’humain mais permet d’amplifier le moment de réunion. Pour Clément, il est par exemple indispensable de se voir en physique en tout début et en toute fin de projet.

En bref, voici quelques conseils pour la réussite de votre projet :

  • Choisissez bien les participants de votre réunion
  • Pensez des formats et solutions digitales adaptées aux objectifs de la réunion
  • Avec Wisembly, favorisez l’anonymat et ne modérez pas outre mesure pour libérer la parole de chacun.

N’hésitez pas à nous contacter pour toute information (contact@wisembly.com / 01 85 73 27 47) et nous espérons vous compter parmi nous lors d’un prochain événement Wisembly.

Retrouvez toutes les photos de l’événement ici.

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