Objectif Inbox Zero : 5 conseils pour une gestion de mails optimale

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215 milliards dans le monde, et 1,4 milliard en France : c’est, selon une étude réalisée par Radicati Group en mars 2016, le nombre de mails (hors spam) envoyés chaque jour. En 2020, au niveau mondial, on devrait même atteindre les 258 milliards ! C’est un fait : les professionnels reçoivent chaque jour des dizaines et des dizaines de courriers électroniques. Leur bonne gestion devient un enjeu majeur en termes de productivité. Heureusement, il existe quelques bonnes astuces pour atteindre le but ultime de tout amateur d’efficacité : le « 0 mail non-lu » (Inbox Zero) en tête de votre client mail, voire le “0 mail non archivé” pour les puristes ! Voici 5 conseils à suivre.

1/ Catégoriser ses mails

Dans une journée de travail, nous recevons des dizaines de mails. Tous n’ont pas la même importance : certains viennent de clients, d’autres de fournisseurs, certains sont envoyés automatiquement par des partenaires… Pour gagner en productivité, il faut gagner en clarté. Pour cela, créez des catégories pour vous y retrouver. Par exemple :

  • « Réponse ASAP », pour ceux qui nécessitent de répondre au plus vite (par exemple, pour des sollicitations de collaborateurs à qui ne pas répondre pourrait entraîner un retard de production) ;
  • « À traiter », pour ceux qui nécessitent une réponse, mais qui peuvent attendre un jour ou deux ;
  • « À lire », pour les mails dont il faut prendre connaissance, mais auxquels il n’est pas obligatoire de répondre ;
  • « À conserver », pour ceux qui sont émis automatiquement et qui contiennent, par exemple, des identifiants ou des informations dont vous pourriez avoir besoin un jour ;
  • « Autres », pour les mails que vous pouvez ne consulter que si vous avez un peu de temps devant vous (ici iront les newsletters de vos partenaires, par exemple…) ;
  • Et enfin, répondre tout de suite au lieu de catégoriser lorsque l’email nécessite une réponse simple, rapide, que vous pouvez apporter en quelques secondes !

Vous pouvez appliquer des filtres sur la plupart des clients mails, comme Thunderbird ou Outlook. C’est également possible via le site de Gmail, si vous utilisez la messagerie électronique proposée par Google. Une fois vos paramètres entrés, vous gagnerez un temps précieux !

2/ Dédier un temps au traitement des mails

Avec les smartphones, voire les montres connectées, il est aujourd’hui possible d’être alerté dès que vous recevez un mail, en temps réel. Mais est-ce vraiment synonyme d’efficacité ? Pas vraiment, puisque cela implique que vous prenez le risque d’interrompre une tâche pour lire un message, dans laquelle vous devrez ensuite vous concentrer à nouveau… pour être interrompu une nouvelle fois quelques minutes plus tard ! Notre conseil ? Désactivez les notifications sur votre smartphone (y compris vos notifications de bureau, tout aussi perturbantes lorsqu’elles apparaissent dans un coin de votre écran d’ordinateur), fermez votre client mail lorsque vous êtes occupé. Et décidez de ne traiter vos mails que deux fois par jour, à 9 heures le matin et à 16 heures l’après-midi. Autre option : un traitement une seule fois par jour, juste avant de quitter votre poste. D’une, cela vous incitera à être efficace dans vos réponses. De deux, vous instaurerez un rituel de fin de journée. De trois, vous sélectionnerez ceux qui étaient les plus importants !

3/ Faire court

Envoyer un mail assez court, c’est inciter son correspondant à en faire de même. Le site Five.sentenc.es peut vous accompagner dans ce mode opératoire en proposant une signature à placer dans vos emails pour expliquer à vos correspondants pourquoi votre email ne contient que 5 pharses. Un bon compromis entre efficacité et politesse ! De fait, plus vos mails seront concis, plus vos interlocuteurs prendront l’habitude d’être efficaces dans leurs requêtes. Ce qui vous fera gagner du temps en traitement. Attention cependant à rester chaleureux, voire amical selon votre secteur d’activité : court ne signifie pas froid !

4/ Penser à archiver

Il vous reste 50 mails non-traités du mois dernier ? Il est probablement inutile de les lire. De plus, savoir qu’ils sont là peut être assez décourageant. Archivez-les pour les voir disparaître !

5/ Changer de système de communication

Le mail est-il dépassé ? En matière de communication interne, la réponse est peut-être oui. Vous pouvez en effet soulager votre boîte mail en adoptant un outil de collaboration comme Slack, ou de gestion de projets comme Trello. Ils présentent l’avantage de centraliser toutes les informations relatives à un dossier ou à une opération dans un même espace, vous faisant ainsi gagner du temps… que vous pourrez consacrer à traiter les mails envoyés par ceux qui ne peuvent pas (encore) s’en passer !

Et vous, comment gérez-vous vos mails ? Êtes-vous du genre à vous laisser submerger, ou à refuser l’anarchie dans votre boîte mail ?

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