Comment optimiser la pérennité des données numériques de son entreprise ?

Protéger ses données numériques

Systèmes et matériels informatiques sont faillibles : en matière de sécurité des données numériques, le rôle de l’humain est donc extrêmement important. Il s’agit en effet de prendre les bons réflexes pour protéger ses données numériques, afin d’anticiper les problèmes, réagir lorsqu’ils se présentent malgré tout, et mener les opérations correctives adéquates, dans quatre domaines distincts : le hardware, le software, la sécurité informatique et l’humain.

Une étude récente de Dell EMC (1) affirme que durant les 12 derniers mois, 22 % des entreprises françaises ont subi une perte de données. Dans 37 % des cas, la cause était due à une brèche dans la sécurité informatique ! Pour ne pas ajouter vos pertes à ces statistiques effrayantes, voici quelques conseils à suivre.

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Les failles hardware

C’est sans doute ce qui vient à l’esprit de tout le monde lorsque l’on parle de problèmes de sécurité/pérennité des données : les erreurs et crashs liés au matériel utilisé. La cause peut notamment être naturelle : par exemple, en 2015, un datacenter de Google installé en Belgique a été touché par la foudre (2), causant des dommages sur 5 % du matériel de stockage des données. Trois ans plus tôt, l’ouragan Sandy avait causé aux États-Unis le crash de plusieurs centres de stockage des données (3). Pour éviter ces désagréments, deux précautions sont à prendre.

La première, c’est de varier les espaces de stockage. Tout comme l’on ne met pas tous ses œufs dans le même panier, il est important de prendre le temps de faire des copies régulièrement pour éviter les crashs disques. Rappelons qu’une bonne conservation des données n’est possible que pour une durée limitée à 5 à 10 ans ! L’idéal ? Respecter la règle du 3-2-1 pour chacun de vos documents importants :

  • Trois copies d’un document, dont l’original ;
  • Deux copies sur deux supports différents ;
  • Une copie dans un espace géographique différent, par exemple dans le Cloud.

En procédant ainsi, vous éviterez les risques liés, notamment, aux incendies et aux inondations !

La seconde précaution, c’est de veiller à migrer régulièrement vos données vers des supports plus récents. L’idée étant, bien sûr, de suivre les dernières évolutions technologiques, comme lors de la transition de la disquette au CD-Rom, puis du DVD-Rom à la clé USB !

Les failles software

Si, dans la plupart des cas, ils permettent de l’assurer, les logiciels et leurs évolutions peuvent aussi mettre en danger la pérennité des données numériques. Trois conseils pour éviter de perdre de la data sur la durée :

  • Pour éviter les soucis de compatibilité, utilisez plusieurs formats pour vos données : un format propriétaire et un format libre. Le premier pour utiliser vos données au quotidien, le second pour être sûr de pouvoir toujours ouvrir le fichier, sans altération de la donnée ;
  • Dans le cas de données « qui dorment », vérifiez régulièrement qu’elles sont toujours consultables. Dans l’idéal, tous les deux ans !
  • Veillez à générer à intervalles régulières des archives de vos activités sur les réseaux sociaux. Celles-ci peuvent être lues offline, ce qui est pratique si le service ferme ses portes entretemps.

La sécurité informatique

C’est dans ce domaine que l’on trouve les exemples les plus célèbres d’atteintes à la pérennité des données. En 2015, les données des utilisateurs du site de rencontres extraconjugales Ashley Madison ont été rendues publiques (4). L’année précédente, Sony Pictures avait été victime d’un vol de films inédits (5) !

Pour éviter d’être confronté à ce genre de problème, surveillez les autorisations d’accès et de modification des collaborateurs aux données de l’entreprise. N’oubliez pas : selon IBM (6), plus de la moitié des cyber-attaques proviennent de l’intérieur. Dans le même ordre d’idée, n’oubliez pas de fermer les comptes des collaborateurs qui ont quitté l’entreprise… surtout de ceux que vous avez dû renvoyer !

Par ailleurs, choisissez des mots de passe vraiment efficaces. Oubliez les trop classiques (et pourtant si répandus) 123456, password, qwerty, azerty et autres dates de naissance… Si vous avez peur de ne pas réussir à gérer des mots de passe trop complexe, des outils spécifiques existent.

Procédez également à un cryptage de vos données les plus sensibles. Surveillez la sécurité de votre connexion sans fil : pas de données importantes sur un réseau ouvert !

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Les failles humaines

C’est un proverbe qui l’affirme : Problem Exists Between Keyboard And Chair (PEBKAC), autrement dit : l’erreur informatique se trouve entre la chaise et le clavier. De fait, les collaborateurs peuvent être à l’origine de fuites ou d’atteintes à la pérennité de données. Voici quelques conseils à suivre pour ne pas connaître ces problèmes :

  • Des services comme Google Drive ou encore Dropbox vous permettent de travailler avec le versioning : toutes les modifications sont conservées, vous pourrez donc revenir en quelques clics à une version précédente d’un fichier. Pratique pour éviter les erases involontaires !
  • Déterminez un mode de nommage des dossiers et fichiers, par exemple AAAA-MM-JJ_NOM_DU_FICHIER pour stocker vos compte-rendus de réunion (exportés avec Solid 😉 ). Cela vous permettra de vous y retrouver plus facilement dans cette « jungle numérique », qui sera enrichie au fur et à mesure des années !

Bien prendre le temps de prévenir les erreurs vous permettra de profiter pleinement de tous les (nombreux) avantages des données numériques, et de protéger efficacement votre patrimoine numérique !

(1) Dell EMC
(2) Les Echos
(3) DataCenter Dynamics
(4) L’Express
(5) Le Monde
(6) IBM

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