Comment gérer efficacement les employés en télétravail et les garder motivés

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La flexibilité du (télé)travail peut présenter de nombreux avantages pour une entreprise, notamment une plus grande productivité, une réduction de la rotation des effectifs et des dépenses. Mais avoir une équipe dispersée – surtout lorsque ses membres travaillent à des moments différents – peut représenter un défi majeur pour les managers, surtout pour ceux qui ont peu d’expérience dans la direction d’employés à distance.

De plus, dans plus de 20 % des cas, le travail à distance peut avoir tendance à désengager les employés vis-à-vis de leur équipe , la collaboration réduite est citée comme l’un des plus grands inconvénients potentiels.

En tant que manager, que pouvez-vous faire pour vous assurer que les membres distants de vos équipes restent engagés comme s’ils étaient sur place ? Voici nos conseils sur comment gérer plus efficacement des employés distants et de les garder motivés.

Disposer de moyens de communication clairs

Téléphone, e-mail, Skype, Slack, face-à-face… Il existe tellement de méthodes différentes pour communiquer qu’il est souvent facile de supposer que vos collaborateurs savent comment et à quel moment ils peuvent vous parler. Mais lorsque qu’une personne travaille à distance, elle peut avoir l’impression d’être déconnectée de ce qui se passe au bureau et ne pas se sentir à même de vous contacter quand elle en a besoin.

Un des meilleures moyen d’aborder le problème est de disposer de méthodes de communication clairement définies pour différents scénarios, et de donner ces informations dès le départ. Chez Wisembly par exemple, nous avons une structure de communication de ce type :

Slack – messages non urgents à destination de personnes individuelles et dernières informations à partager avec l’équipe. Nous avons également créé un réseau social où les employés peuvent parler de choses sans rapport avec le travail et qui peuvent intéresser l’équipe

E-mail – communications importantes qui doivent être documentées et/ou requièrent une approbation. Les e-mails permettent aussi d’ajouter dans la boucle des personnes pour qui l’information pourrait être pertinente.

Téléphone/face à face – communications urgentes ou en cas de point à clarifier. Ce type d’entretien doit toujours être suivi d’un e-mail pour confirmer la discussion… pas d’exceptions !

Les réunions de rattrapage régulières à deux (en personne, par téléphone ou via Skype) sont également essentielles si un collaborateur travaille essentiellement hors site, car cela vous permet de parler des problèmes rencontrés et de travailler ensemble pour établir des jalons. Consultez notre dernier article pour découvrir des conseils sur Comment tirer le meilleur parti de vos réunions individuelles.

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…Définitivement pas les téléphones que nous utilisons chez Wisembly

Garder vos objectifs communs au premier plan

Lorsqu’une personne travaille à distance, il lui est parfois difficile de savoir comment son travail contribue aux objectifs plus larges de l’entreprise ou comment il est lié à celui des autres équipes. C’est la raison pour laquelle vous devez vous assurer que vos collaborateurs comprennent non seulement ce qu’ils doivent faire, mais également pourquoi ils doivent le faire et contextualiser le tout dans les objectifs globaux de l’ensemble de l’équipe.

Mais il ne suffit pas de définir les objectifs ; Vous devez toujours les mettre en avant. Bien que cela puisse se faire via des rapports sur l’état d’avancement lors de réunions d’équipe hebdomadaires ou bimensuelles, pensez aux moyens d’intégrer cette démarche au quotidien.

Vous pouvez le faire grâce à un tableau commun ou à un outil de gestion de projet où les membres de l’équipe peuvent voir l’avancé du travail en termes d’objectifs généraux – l’équipe Wisembly utilise Trello. S’assurer en permanence de la visibilité de ces objectifs contribue à maintenir une culture de collaboration où chacun travaille vers le même objectif final et comprend son utilité pour y parvenir.

Fixer des objectifs réalistes en termes de livrables

Le but de la flexibilité du travail est de donner aux employés la liberté de terminer leur travail de la manière qu’ils estiment être la meilleure dans le cadre d’un scénario donné. Pour les entreprises, cela signifie valoriser un employé non pas sur son temps de travail, mais sur les résultats qu’il produit. Tout commence par la définition d’objectifs précis et de jalons pour les livrables, dont votre employé est responsable.

Cependant, en tant que manager, il est important que vous compreniez bien ce que vous demandez aux membres de vos équipes, ainsi que de la faisabilité de la réalisation des tâches définies dans le temps imparti. Si vous ne voyez pas vos collaborateurs au quotidien, cela peut être plus difficile à évaluer, une autre raison pour laquelle il est si important d’avoir régulièrement des entretiens individuels. Demander à vos employés d’accomplir des tâches irréalisables est susceptible de conduire à une rupture dans votre relation et à les démotiver, ce que vous voulez évidemment éviter.

La gestion d’effectifs distants peut demander un peu plus de structure que si l’ensemble de votre équipe était présente au bureau, mais les principes de base de la communication, de la collaboration et d’une politique de résultats restent les mêmes. Suivez nos conseils et vous vous assurerez de la motivation et de la collaboration des membres de votre équipe, qu’importe d’où ils travaillent.

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