Organisation d’un événement hybride avec Maxi Zoo

Maxi Zoo, c’est la chaîne d’animalerie préférée des Français et une telle distinction se traduit notamment par 40 nouveaux magasins qui ont vu le jour en 2023.  

C’est donc tout naturellement qu’afin de démarrer 2024 comme il se doit, le Comité de Direction de l’enseigne a tenu à convier les salariés du siège social et les Responsables de magasins à une réunion en live.  

Mais attention, organiser un événement interminable durant lequel la direction s’adresse à ses équipes d’une façon plate et descendante : c’était non !  

Pour vous mettre dans le contexte, l’idée était de réunir les salariés du siège social de Maxi Zoo ainsi que les Responsables de magasins dans 12 hôtels répartis partout en France, afin que les équipes puissent suivre la réunion en live. 

Mais alors, comment fédérer des équipes qui ne sont pas ensemble physiquement ?Comment faire passer des messages forts en prenant en considération leurs attentes ?  

Si Wisembly a su rapprocher les collaborateurs malgré la distance en rendant cet événement interactif (on vous en parle à la fin de l’article), l’équipe Mediactive Broadcast a pensé et proposé un concept sur-mesure, en phase avec les problématiques des équipes de Maxi Zoo sur le terrain. 

Plus professionnelle et impactante qu’une simple visioconférence, l’émission live permet de mettre en scène votre événement et de capter, mais surtout garder, l’attention de votre audience sur la durée !  

On vous donne nos 4 secrets (plus si secrets que ça, du coup) pour organiser une émission live dynamique, fédératrice et surtout à votre image, tout ça au format hybride : 

1. Un travail éditorial au service de vos objectifs 

Au sens large du terme : nous avons sollicité le savoir-faire d’Ebra Productions sur la partie conceptualisation et stratégie éditoriale de l’événement de Maxi Zoo. 

Parce que nous conseillons et accompagnons nos clients de A à Z, il était important pour nous que leur conducteur ait du sens.  

Afin de renforcer le sentiment de proximité, l’équipe éditoriale a vivement suggéré que l’émission soit animée par un présentateur issu des rangs de Maxi Zoo : véritable courroie de transmission entre le terrain et le Comité de Direction, il a pu relayer en connaissance de cause toutes les préoccupations des équipes. Définir les messages que vous souhaitez délivrer et surtout comment les communiquer, c’est un vrai travail. Heureusement, des séances de media training et/ou de coaching de vos speakers existent ! 

S’agissant du contenu, si les slides sont indispensables, nous vous recommandons également d’aller plus loin : l’équipe a conseillé à Maxi Zoo de réaliser des reportages sur le terrain et nous avons réfléchi ensemble à des moments d’interaction à mettre en place afin d’impliquer pleinement l’audience le jour J. Des points que nous recommandons vivement à mettre en place pour rendre votre événement inclusif et appuyer votre discours (mais ça, on vous en reparle dans le dernier point).  

2. Soignez l’esthétique du contenu 

Penser son événement à la façon d’un véritable talk, ça vend du rêve mais ça inclut des exigences visuelles... Challenge relevé par Mediactive Broadcast pour Maxi Zoo, puisque nos équipes ont pris en charge les habillages graphiques et esthétiques du live de l’événement, à savoir jingles, animations, ajout d’une caméra manuelle pour de jolis plans mobiles et réalisation live, pour un rendu professionnel digne d’une émission télé.  

3. Choisir un lieu de tournage à votre image 

 En l’occurrence, l’émission live de Maxi Zoo a été tournée dans notre studio, situé Cité Paradis, dans le 10ème arrondissement de Paris.  

 Et nous avons sorti le grand jeu :  

• Les équipes Mediactive Broadcast ont préparé un set design soigné pour que notre fameux Studio Paradis soit imprégné de l’univers d’un magasin Maxi Zoo ; 
• Nous avons mis à profit de l’événement tout notre équipement, à savoir mobilier, régie vidéo ou encore système son ; 
• Le CEO de Maxi Zoo a même emmené son chien avec lui sur le plateau ! 

En résumé, nous vous recommandons d’opter pour un lieu de tournage qui vous ressemble, dans lequel vous vous sentez bien, mais aussi et surtout qui corresponde pleinement à vos besoins techniques. Vous aussi, vous souhaitez investir le Studio Paradis pour votre prochain événement ? Mediactive Broadcast se tient à votre disposition pour échanger ! 

4. ...Wisembly ! 

La cerise sur le gâteau, finalement.  

Notre plateforme tout-en-un permet d’organiser et de gérer votre événement dans sa globalité, de l’envoi de vos invitations à l’animation et au report de statistiques le jour J. Notre équipe est à vos côtés pour vous conseiller et pour répondre à vos besoins, de la façon la plus personnalisée possible.  

Dans le cas de l’événement Maxi Zoo, nous avons mis en place sur Wisembly : 

• Une landing page dédiée ; 
• Un chat afin que les 700 participants puissent interagir entre eux ; 
• La modération et les tags sur le chat, afin que notre client puisse gérer les messages (dont les questions) envoyés par les participants ; 
• Des modules interactifs, pour booster le taux d’engagement (deux votes avec plus de 300 réponses, deux quiz et un formulaire de satisfaction !). 

 Au total, ce sont :  

• Plus de 400 messages qui ont été échangés tout au long de l’émission,  
• Plus de 1000 réactions envoyées (émojis en réponse à un message),  
• Et plus de 500 moods diffusés (émojis adressés pendant un live).  

 Malgré la distance, tous les collaborateurs ont pu faire vivre l’événement, échanger avec le Comité de Direction ainsi qu’entre eux, en prenant part à ces différentes interactions directement depuis leur smartphone.  

La preuve que l’événementiel peut bel et bien s’affranchir des frontières ! 

L’émission live sur laquelle nous avons travaillé pour Maxi Zoo démontre la capacité de Wisembly à fédérer une audience, même lorsque l'ensemble des participants d’un événement ne sont pas physiquement réunis. L’équipe Mediactive Broadcast (Mediactive Group, dont Wisembly fait partie) a quant à elle su proposer un concept en phase avec la demande du client et fédérer des partenaires de talent.  

Une pluralité de compétences signée Mediactive Group, qui nous permet aujourd’hui de mettre au service d’un projet des outils complets et de qualité. 

Pour Maxi Zoo, nos équipes ont piloté la construction d’une émission de A à Z : 

• Élaboration d’un contenu interactif (construction d’un conducteur, modules, jeux, témoignages vidéo, coaching des speakers...) ; 
• Chaîne de production complète (location de notre Studio Paradis, cheffe décoratrice, motion design, jingles, tournage d’un best-of...) ; 
• Coordination des sites de réception (préconisations techniques pour le choix des lieux de diffusion, tests avant et le jour J, hotline technique).

Un grand merci aux équipes de Maxi Zoo pour leur confiance sur ce beau projet !